السكرتير وموظف الاستقبال لهما أدوار مهمة في شركتنا. يختلف عملهم الرئيسي في شكل مسؤوليتهم. كلاهما يجب أن يحافظا على سمعة طيبة للشركة وخدماتها. قد تكون وظيفتهم صعبة في بعض الأحيان ، اعتمادًا على الأشخاص الذين يتحدثون معهم. كلا المنصبين جيدان لبدء حياتك المهنية.
سكرتير مقابل موظف استقبال
الفرق بين السكرتير وموظف الاستقبال هو أن واجبات وظيفتهم تختلف. يعتمد ذلك على نوع الشركة التي تعمل معها. قد تطلب بعض الشركات من موظفي الاستقبال لديهم أداء بعض الأعمال الإضافية في مجال الكمبيوتر. قد يُطلب من الأمناء أحيانًا عمل مرشحات لترتيب السفر لرئيسهم.
السكرتير هو الشخص الذي يعتني بجميع الأنشطة بعناية مخلصة. لديهم الأعمال الورقية والبريد والأعمال الأخرى المتعلقة بالمكتب. قد يكون الأمر سهلاً أو صعبًا حسب الشركة التي تنضم إليها. بعض الأشخاص لديهم سكرتيرات شخصية حيث يثقون بالشخص الآخر وسيشاركون بعض التفاصيل السرية.
موظف الاستقبال هو جزء من منصب الدعم الإداري. سيكون لدى معظم الشركات موظفات في هذا المنصب لأنه مستوى مبتدئ ، ولن يقوم الرجال بهذا العمل. أيضًا ، وجود موظفة يعني أنها ستجيب عن الاستفسارات دون إظهار غضبها أو عدم ارتياحها للشخص الآخر. ستعطى المرشحات أولوية أعلى عندما يتعلق الأمر بعملية الاختيار عند مقارنتها بالرجال المرشحين.
جدول المقارنة بين السكرتير وموظف الاستقبال
| معلمات المقارنة | سكرتير | موظف الإستقبال |
| يُطلق عليه أيضًا | مساعد شخصي | موظف استقبال |
| مهارات | خدمة الزبائن | القدرة على الكتابة على لوحة مفاتيح |
| الحد الأدنى من التدريب | شهادة دبلوم | شهادة دبلوم |
| تعريف | الشخص الذي يتتبع رئيسهم. | شخص يحيي الجميع بأدب. |
| المؤهل العلمي | أن يكون متخرجًا من جامعة جيدة | يجب أن يكون المرشحون قد اجتازوا الثانوية العامة بحد أدنى. |
ما هو السكرتير؟
السكرتير هو شخص تعينه الشركة لتحديد المواعيد وتنفيذ المهام المتعلقة بالممثل الأعلى. دورهم مهم جدا. هم مسؤولون عن كل مهمة.
عندما نبدأ شركة ، لا يمكننا تتبع جميع الاجتماعات والأحداث. لتجنب التناقضات في المستقبل ، يقومون بتوظيف شخص جديد للقيام بهذه المهمة نيابة عنهم.
يتمثل دورهم الرئيسي في إبلاغ سلطاته / سلطاتها العليا بالاجتماعات والأحداث والأطراف القادمة حتى يتمكنوا من تخصيص الوقت وجدولة أعمالهم. عملهم هو الاهتمام بكل شيء مسبقًا حول الاجتماعات وجدول أعمالها وعدد الأشخاص الذين سيقومون بدعوتهم سيتم التعامل معهم.
بدون سكرتير ، من المهم التعامل مع العمل بمفرده. قد تشعر بالارتباك بشأن الجدول ، وسيؤدي ذلك إلى سمعة سيئة لشركتك. يجب أن يتمتع كل سكرتير ببعض الصفات. يجب أن يتمتعوا بمهارات اتصال جيدة ، ويجب ألا ينفعلوا أبدًا بشأن عملهم ، ويجب أن يظلوا هادئين أثناء الاجتماعات.
اعتمادًا على نوع الشركة التي يعملون معها ، هناك أنواع مختلفة من السكرتارية مثل السكرتير الخاص ، وسكرتير الجمعية ، وسكرتير السفارة ، وسكرتير الجمعية التعاونية ، وسكرتير الهيئة المحلية ، وسكرتير الإدارة الحكومية ، وسكرتير الشركة.
ما هو موظف الاستقبال؟
موظف الاستقبال هو الشخص الذي سيتعامل مع استفساراتنا بخصوص الشركة والتوقيت وكل شيء عن الأنشطة القادمة. سوف يجلسون في ردهة المكتب. سيكون عملهم الرئيسي في مكتب الاستقبال للشركة أو المنظمة التي يعملون معها.
سيقومون بمعالجة الاستفسارات للزوار إما وجهاً لوجه أو من خلال المكالمات الهاتفية. سوف يجيبون بطريقة هادئة دون الصراخ على الشخص الآخر. سيكون لكل شركة موظف استقبال للتعامل مع استفسارات العملاء.
ستتصل أي مؤسسة تجارية أولاً بموظف الاستقبال لمعرفة المزيد عن جداول عملها واجتماعاتها ومواعيدها. في بعض الأحيان قد يشعر موظف الاستقبال بالتوتر بسبب التفاعل مع العديد من الأشخاص ، ويحتاجون إلى تكرار نفس الشيء مرة أخرى لشخص آخر.
هم الأكثر أهمية لأنهم يعرفون كل شيء عن الشركة وزاويةها وركنها. إنهم يعرفون دائمًا المهام المهمة المتعلقة بالمكتب من أجل معالجة استفسارات العملاء. سيتم تحديثهم بشكل كبير حول المنظمة التي يعملون معها.
يجب أن يتمتع موظفو الاستقبال بمهارات اتصال جيدة. يجب أن يتفاعلوا بطريقة مهذبة وهادئة. يجب أن يحافظوا على علاقة جيدة وصحية مع العملاء.
هناك أنواع عديدة من موظفي الاستقبال ، مثل Front Desk Auditor ، و Hotel Front Desk Associate ، و Schedule Coordinator.
الاختلافات الرئيسية بين السكرتير وموظف الاستقبال
استنتاج
كل من السكرتير وموظف الاستقبال مهمان للشركة. وظيفتهم أكثر أهمية. سيكونون بمثابة جسر لشركتنا. لديهم نظرة جيدة ويزداد الطلب عليهم لأنهم يحتاجون إلى مهارات أكثر من الشخص العادي. وفقًا للمسح الأخير الذي أجرته وزارة العمل الأمريكية ، فإن وظائف موظف الاستقبال تنمو بشكل أسرع مقارنة بالوظائف الأخرى الحالية.
يتطلب الحصول على وظيفة في هذين المنصبين بعض الاستراتيجيات الجيدة ، وسيتعين عليك إيجاد طريقة جديدة لجعل عملك صعبًا وناجحًا حتى لا تمل بنهاية اليوم.
