يشير دفتر الأستاذ في المتاجر إلى مستند أو بيان يحتفظ بسجلات قيمة وكمية عناصر المخزون المختلفة الصادرة والمستلمة والرصيد الختامي. غالبًا ما تتم مقارنتها ببطاقات Bin حيث يتم استخدام هاتين العبارتين لتسجيل مواد المخزون.
ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن دفاتر الأستاذ الخاصة بالمتاجر لا تحتاج إلى تحديث قبل إجراء المعاملات على الرغم من الحاجة إلى صيانة دورية. من ناحية أخرى ، يجب أن يتم تحديث Bin Cards قبل بدء المعاملات.
إلى جانب ذلك ، تحتوي دفاتر الأستاذ في المتجر على قيمة المواد ويتم الاحتفاظ بها من قبل قسم التكاليف. على عكس ذلك ، لا تأخذ Bin Cards قيمة أصناف المخزون ، ويكون المخزن المسؤول مسؤولاً عن صيانتها.
لأي غرض يتم استخدام دفاتر الأستاذ في المتاجر؟
تستخدم دفاتر الأستاذ في المتاجر بشكل عام لإدارة معاملات المخزون. ومع ذلك ، إذا كان يمكن للمرء أن يسأل عن أغراضهم المحددة ، فسيتم تحديد ما يلي ضمن القائمة:
- تساعد صيانة دفاتر الأستاذ في الحصول على فكرة عن كمية وقيمة عناصر مخزون الشركة.
- إنها تساعد أصحاب الأعمال على تحديد ما إذا كانت مواد المخزون الإضافية مطلوبة أم لا.
- تساعد دفاتر الأستاذ في المتاجر موظفي المحاسبة والمراجعة على حساب القيمة الختامية لمواد المخزون المتاحة.
كيف تحافظ على دفاتر الأستاذ؟
يتم تخصيص دفاتر دفاتر المتاجر عمومًا لكل مكون من مادة معينة. عندما يسجل موظفو التكاليف كميات عناصر المخزون ببساطة ، يُشار إلى البيان الناتج باسم بطاقة Bin. ومع ذلك ، فإن ما يميز دفتر الأستاذ في المتاجر عن Bin Card هو وجود بعض الأعمدة الإضافية.
تشمل الأعمدة التي يتكون منها دفتر الأستاذ في المتاجر ما يلي:
- تكلفة أو قيمة بنود المخزون.
- تم استلام بنود المخزون.
- تم إصدار بنود المخزون.
- الحد الأدنى من عناصر المخزون.
- الحد الأقصى من عناصر المخزون.
تسمح أعمدة الحد الأقصى والحد الأدنى لأصحاب الأعمال بالحصول على فكرة عن مستوى عناصر المخزون المتاحة وتحديد ما إذا كانت عناصر المخزون الإضافية مطلوبة أم لا.
وبالتالي ، يمكن للشركات طلب عناصر مخزون إضافية عندما تجد أن كمية المخزونات المتاحة قد انخفضت عن المستوى الأدنى. ونتيجة لذلك ، لم ينفد مخزون أصحاب الأعمال أبدًا.
إلى جانب ذلك ، يعطي عمود قيمة العنصر أو التكلفة لموظف تقدير التكاليف فكرة عن مقدار رأس المال المنفق والمستلم على عناصر المخزون والقيمة النهائية للأموال الموجودة.
مزايا مخازن دفتر الأستاذ
تساعد إدارة دفتر الأستاذات المخازن أصحاب الأعمال بعدة طرق. تتضمن بعض المزايا المهمة لدفتر الأستاذ في المتاجر ما يلي:
- أنها تساعد في معرفة كمية وكذلك قيمة مواد المخزون المتاحة.
- يمكن إنشاء الرقابة الداخلية في إدارة أصناف المخزون باستخدام دفاتر الأستاذ.
- إنها تسهل حساب تكلفة وكمية عناصر المخزون المتاحة بالفعل أثناء عمليات الجرد والتدقيق السنوية.
- يصبح مالكو الشركة في حالة تأهب عندما يقل عدد عناصر المخزون عن المستوى الأدنى وفقًا لدفاتر الأستاذ في المتاجر.
عيوب مخازن دفتر الأستاذ
على الرغم من أن دفاتر حسابات المتاجر لها العديد من الفوائد ، إلا أنها لا تخلو من أي قيود. تتضمن بعض أوجه القصور الرئيسية في دفاتر الأستاذ الخاصة بالمتاجر ما يلي:
- العدد الكبير من الأعمدة الموجودة في دفاتر الأستاذ في المتاجر يجعل عملية الحوسبة معقدة.
- توجد فرص لوقوع أخطاء كتابية ، حيث يجب ملء عدد كبير جدًا من الأعمدة أثناء عملية التحديث.
- السجلات الموجودة في دفاتر الأستاذ غير مفصلة. إنها مجرد ملخصات للمعاملات الفعلية.
