يشير مصطلح "أدوات إدارة المشروع" إلى الأدوات التي تساعد الفرق أو الأفراد على تنظيم وإدارة مهامهم ومشاريعهم بشكل أفضل. هذه ليست لمديري المشروع وحدهم. توفر هذه الأدوات تخصيصات متنوعة تجعلها مفيدة لجميع أنواع الفرق. أنها تساعد في التخطيط والتعاون وتوثيق وتقييم المشاريع المختلفة في متناول اليد.
WBS مقابل خطة المشروع
يتمثل الاختلاف بين WBS وخطة المشروع في أن WBS يأخذ المشروع بأكمله في الاعتبار. من ناحية أخرى ، تأخذ خطة المشروع في الاعتبار جزءًا صغيرًا من المشروع بأكمله. بشكل أساسي ، يقسم WBS المشروع إلى أجزاء صغيرة. لكل جزء من هذه الأجزاء ، يتم وضع خطة المشروع.
WBS تعني هيكل تنظيم العمل. إنه يشكل جوهر تخطيط المشروع ويستخدمه مديرو المشروع لتقسيم المشروع الرئيسي إلى أجزاء أصغر. في هذا ، يتم تمثيل العمل بشكل هرمي ومرئي لفهم العمل المطروح بشكل أفضل. يمكن تقسيم المشروع إلى مشاريع جزئية وحزم عمل وتسليمات.
توفر خطة المشروع إطارًا واسعًا يعمل كأساس لجميع التخطيط الإضافي. إنه مستند تم إنشاؤه باستخدام أداة معالجة الكلمات وتم اعتماده رسميًا. استخدامه الرئيسي هو توثيق افتراضات التخطيط وتسهيل التواصل بين مختلف أصحاب المصلحة في المشروع. يحتوي أيضًا على رسوم توضيحية للمساعدة في تصور الجوانب الرئيسية.
جدول المقارنة بين WBS وخطة المشروع
| معلمات المقارنة | WBS | خطة المشروع |
| مجال | يتعامل مع المشروع بأكمله | يتعامل مع الأجزاء الأصغر من المشروع |
| ترتيب الخلق | قبل الموافقة على المشروع | بعد الموافقة على المشروع |
| الغرض من الخلق | يظهر حجم المشروع وتكلفته | لوضع جدول زمني عملي لإنشاء كل جزء |
| ركز | إنه يركز على الميزانية بأكملها. | يركز على تكلفة كل جزء من المشروع للبقاء في حدود الميزانية |
| نوع الأداة | أداة النتائج الموجهة | أداة عملية المنحى |
ما هو WBS؟
هيكل تقسيم العمل هو أسلوب إنتاجي شائع يساعد في جعل العمل في متناول اليد أكثر سهولة ويسهل إدارته. إنه يقسم العمل إلى أجزاء أصغر ويعمل كوثيقة إدارة مشروع مفيدة للغاية. إنه وحده يدمج التكلفة والنطاق والجدول الزمني للمشروع بأكمله.
يتم تعريف WBS من قبل معهد إدارة المشروع (PMI) على أنه تحلل العمل بناءً على التسلسل الهرمي الذي سيتم تنفيذه بواسطة فريق معالجة المشروع. وهي من نوعين: 1. على أساس التسليم و 2. على أساس المرحلة. الأول هو النهج الأكثر تفضيلاً وشائعًا أيضًا.
يقسم WBS المشروع الرئيسي إلى مشاريع جزئية وحزم عمل وتسليمات. تعد حزم العمل جزءًا من أدنى مستوى من التخطيط يتم تعيينه للأفراد. تشكل حزم العمل المختلفة معًا مخرجات والتي بدورها تنضم معًا لتشكيل مشاريع جزئية تشكل أخيرًا المشروع النهائي.
الاستخدام الرئيسي لـ WBS هو كأداة تخطيط لمساعدة الفريق في تخطيط وتنظيم نطاق المشروع مع التسليمات. يعمل كأداة لمراقبة المشروع والتحكم فيه. تساعد أدوات البرامج المختلفة في الإنشاء الناجح لـ WBS. يتم إنشاؤه قبل خطة المشروع.
ما هي خطة المشروع؟
تحدد خطة المشروع بالتفصيل الأهداف والغايات ، وطريقة تحقيقها ، والموارد اللازمة ، والجداول الزمنية المرتبطة ، والميزانيات لإكمالها. كما تحدد من سيكون مسؤولاً عن وظيفة معينة. وعادة ما يتكون من قائمة الموارد وخطة المخاطر وبيان العمل والجدول الزمني للمشروع.
إنه يلعب دورًا مهمًا للغاية في إكمال أي مشروع بنجاح. يحتوي على جميع المعلومات اللازمة وبالتالي يوجه المشروع في كل خطوة. كما تنص بوضوح على واجبات ومسؤوليات كل صاحب مصلحة. يساعد في الوضوح وتخليص المشروع من أي لبس قد ينشأ في المستقبل.
يحتوي على النطاق الكامل للمشروع الذي يغطي المخرجات واحتياجات العمل والمشاكل والأهداف والإنجازات الرئيسية للمشروع. المؤيدون الرئيسيون لخطة المشروع هم كما يلي:
إنه المنتج النهائي لجميع جهود التخطيط ، ويغطي بالتفصيل كل جزء صغير من المشروع. تساعد خطة المشروع المحددة جيدًا في الإكمال الناجح والتنفيذ السلس للمشروع. وبالتالي ، يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في نفس الوقت.
الاختلافات الرئيسية بين WBS وخطة المشروع
- يتعامل هيكل تنظيم العمل بشكل أساسي مع المشروع ككل ويقسم المشروع إلى أجزاء صغيرة مختلفة. من ناحية أخرى ، تقدم خطة المشروع تفاصيل شاملة حول كل جزء من هذه الأجزاء.
- يتم إنشاء WBS قبل خطة المشروع. من ناحية أخرى ، يتم دائمًا إنشاء خطة المشروع بعد إجراء WBS والموافقة عليها.
- يُظهر WBS حجم وتكلفة المشروع بأكمله بينما توفر خطة المشروع المقياس والتكلفة لكل جزء من المشروع.
- يعطي WBS الميزانية للمشروع بأكمله وتساعد خطة المشروع في ضمان التزام كل جزء به.
- WBS هي أداة موجهة نحو النتائج في حين أن خطة المشروع هي عملية المنحى.
استنتاج
يساعد كل من WBS وخطة المشروع في إعطاء نهج علمي لإكمال المشروع بنجاح وجعله فعالاً من حيث التكلفة. تلعب هذه الأدوات دورًا مهمًا في التعامل الناجح مع المشروع. على الرغم من أنه يعتبر خطأً نفس الشيء ، إلا أن هناك اختلافات واضحة بين الاثنين.
في WBS ، الهدف من كل قسم هو احتواء المكون المطلوب في الأقسام العلوية. في خطة المشروع ، يجب تنفيذ كل عملية في إطار زمني محدود ، وإذا لم يتم إجراؤها بشكل صحيح ، فسيكون لها تداعيات خطيرة على المشروع. بشكل أساسي ، التركيز الرئيسي لنتائج WBS بينما تتعامل خطة المشروع مع الإجراءات.
