يتم استخدام جدول الأعمال والمحاضر خلال الاجتماعات الرسمية التي تشرح السجلات التجارية والكتابات. يشرحون بدقة عن الاجتماع الذي عقد في الحاضر أو الماضي أو المستقبل. كلاهما يستخدم في اللغة الإنجليزية للأعمال. تختلف الأجندة والدقائق في الإطار الزمني الذي يتم استخدامهما فيه. يصفون جدولًا مخططًا مسبقًا لاجتماع رسمي أو ندوة أو عرض تقديمي.
الأجندة مقابل الدقائق
الفرق بين الأجندة والدقائق هو أنهما يختلفان في استخدامهما. يشرح جدول الأعمال الجدول الزمني للاجتماع أو الندوة ، ويقدم خطة مفصلة حول الاجتماع الذي سيعقد في المستقبل ، في حين أن المحاضر هي سجل مكتوب لما حدث في الاجتماع الذي تم عقده.
تم وضع جدول الأعمال للحصول على فكرة واضحة حول ما تم جدولته للاجتماع. يتم تحضيره قبل حدوث الاجتماع. ويتضمن قائمة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع. يُستخدم مصطلح "جدول الأعمال" في مناقشات الأعمال وفي حياتنا اليومية عند الإشارة إلى خطط اليوم المقبل.
تشير الدقائق إلى التسجيلات أو الأحداث الرسمية لاجتماع انتهى في إطار زمني قصير. يصف ما حدث خلال الاجتماع والقرارات النهائية المتخذة في نهاية الاجتماع. على عكس جدول الأعمال ، يتم تسجيل الدقائق بعد الاجتماع.
جدول المقارنة بين جدول الأعمال والمحاضر
| معلمات المقارنة | جدول أعمال | الدقائق |
| تعريف | جدول الأعمال هو جدول مخطط مسبقًا يصف ما سيحدث في اجتماع أو ندوة أو عرض تقديمي. | المحضر هو تسجيل رسمي لما حدث وحُسم في الاجتماع. |
| إطار زمني | يتم إعداد جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع. | يتم إعداد دقيقة بمجرد انتهاء الاجتماع. |
| المستخدمة مع الزمن | يُستخدم زمن المستقبل أثناء إعداد جدول الأعمال. | يُستخدم الزمن الماضي أثناء تحضير الدقائق. |
| صيغة | يكون جدول الأعمال في شكل كتيب أو إشعار ، يتم وضعه في ملف | يتم تحضير المحاضر وتقديمها في شكل كتيب. |
| المفارقة | يعمل جدول الأعمال ليكون بمثابة خطة لاجتماع أو مخطط للاجتماع الذي سيعقد في المستقبل. | تعتبر المحاضر بمثابة ملخص للاجتماع ، والتي تعتبر ذات قيمة كبيرة. |
ما هي الأجندة؟
تم إعداد جدول الأعمال لإعطاء نظرة موجزة ودقيقة لما سيحدث في الاجتماع ، والذي سيتناول الموضوع وقائمة الموضوعات التي ستتم مناقشتها ومددها أيضًا بحيث يكون للمتحدث ومنسقي الاجتماع فكرة واضحة عن الغرض من الاجتماع ومدته.
سيكون جدول الأعمال في زمن المستقبل حيث يتم إعداده مسبقًا للحدث الذي لم يحدث بعد. تم إعداده رسميًا لمساعدة الضيف الرئيسي في الحصول على فكرة دقيقة عن الاجتماع في غضون فترة قصيرة. يتم تعديل جداول الأعمال عندما وحيثما يتطلب الأمر ، قد تتأخر مدة الاجتماع أو تنتهي بسرعة وهو ما لا يتوافق مع جدول الأعمال المعد.
لا يتم استخدام جدول الأعمال فقط لاجتماعات العمل والندوات ، بل يتم استخدامه في حياتنا اليومية التي تشير إلى الأشياء المخطط لها لليوم المقبل أو المقرر إنجازها أو إكمالها بحلول نهاية اليوم. تبدو الأجندة غير رسمية وكذلك رسمية والتي تعتمد على المكان الذي تستخدم فيه.
تم إعداد جدول الأعمال لتجنب الفوضى أثناء الاجتماع. إذا تم عقد اجتماع بدون جدول أعمال مناسب ، فإنه يعلق في المنتصف والذي يُنظر إليه على أنه قارب بدون توجيه يحاول الوصول إلى وجهة. سيساعد التخطيط في التنفيذ المثالي للمهمة في الوقت المناسب. وهكذا تتشكل الأجندات لتكون أساس اجتماع أو حدث.
ما هي الدقائق؟
المحاضر هي سجلات لما حدث أثناء الاجتماع أو الحدث. وهي تشمل القضايا المطروحة والقرارات المتخذة والسياسات المقترحة خلال الاجتماع. هم على استعداد لحفظها للرجوع إليها في المستقبل. على الرغم من أن لدينا الكثير من الدعم الفني لتسجيل اجتماع أو حدث ، إلا أن المحاضر هي طريقة رسمية لتسجيل الأحداث.
يتم تحضير الدقائق باستخدام سلسلة من الخطوات. يتضمن التخطيط المسبق ، ومن المخطط إعداد تنسيق الدقائق المطلوب تسجيلها. ثم يتم تسجيله أثناء الجلسة وفي نهايتها. هو مكتوب بصيغة الماضي كما يتم تقديمه في نهاية الحدث. ثم تتم مشاركة المحاضر المعدة مع الأعضاء الذين من المفترض أن يحضروا الاجتماع.
تتضمن محاضر الاجتماع أو الحدث تاريخ ووقت حدوث الحدث. ويشمل أيضًا الأشخاص الحاضرين والغائبين أثناء الاجتماع ، والتغييرات التي تم إجراؤها أثناء الاجتماع ، والقبول ، والرفض ، والتصويت لفكرة معينة ، وإهمالهم أيضًا.
تشكل المحاضر وثيقة رسمية للأحداث التي وقعت خلال الجلسة ، ويتم تسجيلها لتشكيل دليل على ما حدث بالفعل خلال الحدث. تتم مراجعة المحضر كمرجع في نهاية الحدث. يتم حفظها وتوثيقها للرجوع إليها في المستقبل.
الاختلافات الرئيسية بين جدول الأعمال والمحضر
استنتاج
جدول الأعمال هو وصف دقيق لما لم يحدث بعد في حدث ما ، وهو مخطط مسبقًا ويمكن تعديله في أي وقت بناءً على مدة الحدث. الدقائق هي ملخص لما حدث في حدث أو أي جلسة ، ويمكن أن تكون إما بتنسيق مكتوب أو بتنسيق فيديو مسجل.
يتم تصغير جدول الأعمال في ورقة واحدة أو اثنتين ، بينما تكون الدقائق في شكل كتيب أو نموذج فيديو. يتم استخدام جدول الأعمال والمحاضر في اجتماعات ودورات العمل أو الرسمية. تُستخدم الأجندة أيضًا في حياتنا اليومية للإشارة إلى خطة اليوم المقبل ، ولا يتم استخدام الدقائق كثيرًا في حياتنا اليومية.
